Czym faktura ustrukturyzowana różni się od PDF?

Faktura ustrukturyzowana to plik XML w formacie FA(3) o ściśle zdefiniowanych polach, a nie obraz dokumentu. Dzięki temu system KSeF może ją automatycznie odczytać, zweryfikować i nadać jej numer.

Czy muszę ręcznie tworzyć XML?

Nie. Narzędzie do fakturowania lub integracja buduje XML za Ciebie z danych faktury. Ty podajesz dane sprzedaży, a system składa poprawny FA(3) i wysyła go do KSeF.

Skąd wiem, że faktura dotarła do KSeF?

Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej unikalny numer KSeF i wystawia UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. To Twój dowód, że dokument został złożony.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF krok po kroku

Q: Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF?

Datą wystawienia faktury jest data jej wysłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a nie data wpisana w treści dokumentu.

Aby wystawić fakturę w KSeF: zbierasz dane sprzedaży, narzędzie buduje z nich plik XML w formacie FA(3), autoryzujesz sesję (token lub podpis XAdES) i wysyłasz dokument do KSeF, a system w odpowiedzi nadaje numer KSeF i UPO. Datą wystawienia jest data wysłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

Faktura ustrukturyzowana to nie PDF ani skan, tylko plik XML w formacie FA(3), który system KSeF potrafi odczytać maszynowo. W myśl ustawy (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie. Od 1 lutego 2026 obowiązuje struktura FA(3), która zastąpiła FA(2) (obowiązującą od 1 września 2023 do 31 stycznia 2026). Poniżej cała droga: od danych sprzedaży po numer KSeF i UPO.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Krok po kroku: (1) zbierasz dane faktury, (2) narzędzie buduje z nich XML w formacie FA(3), (3) autoryzujesz sesję tokenem lub podpisem, (4) wysyłasz dokument do KSeF, (5) odbierasz numer KSeF i UPO. Datą wystawienia jest data wysłania (art. 106na ust. 1).

1. Zbierz dane faktury

Faktura ustrukturyzowana ma te same dane co zwykła: sprzedawca, nabywca (z NIP), pozycje, stawki VAT, kwoty, data sprzedaży i wystawienia. Różnica leży w formie: każde pole ma ściśle określone miejsce w schemacie FA(3).

2. Zbuduj dokument FA(3)

Nie piszesz XML ręcznie. Narzędzie do fakturowania mapuje dane na schemat FA(3), w tym:

poprawne kody krajów i stawek VAT,
przeliczenie walut obcych po kursie NBP (zobacz kursy walut na fakturze),
walidację zgodności ze schematem przed wysyłką.

3. Otwórz sesję i podpisz

KSeF 2.0 wymaga autoryzowanej sesji. Uwierzytelniasz się tokenem lub podpisem (np. XAdES), otwierasz sesję online i w jej ramach wysyłasz dokument. Produkcja KSeF 2.0 działa od 1 lutego 2026; do prób bez ryzyka służy środowisko TEST (dostępne od 3 listopada 2025), w którym autoryzacja jest fikcyjna. Jest też Demo/preprod (od 15 listopada 2025) z realnym uwierzytelnianiem NIP, ale poza produkcją.

4. Wyślij i odbierz numer KSeF

Po wysyłce KSeF weryfikuje dokument. Jeśli jest poprawny:

nadaje numer KSeF (unikalny identyfikator faktury w systemie),
wystawia UPO (urzędowe poświadczenie odbioru), czyli potwierdzenie, że wysyłka zakończyła się sukcesem i faktura została wystawiona po nadaniu numeru KSeF (zobacz czym jest UPO).

Pamiętaj: datą wystawienia faktury jest data jej wysłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a nie data, którą wpiszesz w polu dokumentu.

Jeśli dokument ma błąd, dostajesz kod odrzucenia. Wtedy poprawiasz dane i składasz fakturę ponownie.

5. Zapisz numer i UPO

Numer KSeF i UPO to Twój dowód złożenia. Dobre narzędzie zapisuje je z powrotem przy fakturze, byś nie musiał szukać ich ręcznie. W KSeF Kit numer KSeF i UPO trafiają automatycznie na fakturę w Stripe.

Automatyzacja zamiast klikania

Ręczne wystawianie pojedynczych faktur w portalu jest możliwe, ale przy większej liczbie sprzedaży bywa męczące i podatne na błędy. Jeśli fakturujesz w Stripe, faktura może trafiać do KSeF automatycznie po finalizacji, bez kopiowania danych. Zobacz integrację Stripe + KSeF.