Awaria KSeF: co zrobić i w jakim terminie wysłać fakturę

Kiedy KSeF nie działa, wystawiasz fakturę dalej, tylko poza systemem. Nie tracisz prawa do sprzedaży, ale też nie przesuwasz terminu w nieskończoność. Reguła podstawowa: fakturę wystawioną offline masz obowiązek „niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur” (art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT). Wyjątek jest jeden i trzeba go umieć rozpoznać: przy ogłoszonej awarii KSeF termin wynosi 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia (art. 106nf).

To, ile masz czasu, zależy od tego, co dokładnie się popsuło i kto to ogłosił. Przepisy rozróżniają cztery tryby postępowania i każdy ma inny termin. Najczęstszy błąd wygląda tak: ktoś widzi błąd połączenia, mówi „awaria KSeF” i zakłada, że ma tydzień. Zwykle ma jeden dzień roboczy.

Najpierw ustal, w której sytuacji jesteś

Dalej rozwijamy każdy wiersz tej tabeli po kolei.

Tryb offline24: reguła, z której korzystasz najczęściej

Tryb offline24 wynika z art. 106nda ustawy o VAT i jest dobrowolny. Nie potrzebujesz żadnego komunikatu ani zgody: sam decydujesz, czy wystawiasz fakturę online, czy poza systemem. Dlatego to właśnie offline24 jest odpowiedzią na wszystko, czego Ministerstwo Finansów nie ogłosiło: padł Ci internet, padł serwer, wystawiasz fakturę w terenie, KSeF odpowiada błędem, a komunikatu nie ma.

Faktura offline24 nadal jest fakturą ustrukturyzowaną. Powstaje według wzoru FA udostępnionego na podstawie art. 106gb, tylko trafia do nabywcy, zanim dostanie numer KSeF. Obowiązek jest jeden i prosty. Podatnik „jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur” (art. 106nda ust. 2). Portal biznes.gov.pl opisuje to tak samo: „najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia przesłać fakturę do KSeF”, i podaje przykład: fakturę z 5 maja wysyłasz najpóźniej 6 maja.

Dwie rzeczy, które ludzie mylą:

• Liczy się dzień roboczy, nie doba. Nazwa „offline24” sugeruje 24 godziny, a przepis mówi o następnym dniu roboczym. Faktura z piątku ma czas do poniedziałku, a jeśli poniedziałek jest świętem, to do wtorku.
• Termin biegnie od dnia wystawienia, nie od końca awarii. To odróżnia offline24 od pozostałych trybów. Jeśli KSeF nie wróci przez trzy dni, a Ty wystawiasz faktury każdego dnia, każda z nich ma własny, już przekroczony termin. Przy trybach ogłaszanych przez MF zegar startuje dopiero po zakończeniu przerwy.

Niedostępność KSeF: zapowiedziane prace serwisowe

Jeżeli Ministerstwo Finansów planuje prace serwisowe, ogłasza okres niedostępności w Biuletynie Informacji Publicznej i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust. 4). W tym czasie wystawiasz faktury w trybie offline na podstawie art. 106nh, a termin liczysz inaczej: fakturę przesyłasz do KSeF „nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności”.

Różnica wobec offline24 jest praktyczna. Przerwa serwisowa od piątku wieczorem do soboty rano oznacza jeden wspólny termin dla wszystkich faktur wystawionych w tym oknie, a nie osobny termin dla każdej. Warunek jest jednak twardy: musi istnieć komunikat. Bez ogłoszonego okresu niedostępności zostajesz w offline24, z krótszym terminem.

Awaria KSeF: 7 dni roboczych, ale tylko z komunikatem w BIP

Awaria to sytuacja nieplanowana. Minister Finansów zamieszcza w BIP komunikat o wystąpieniu awarii, a potem drugi, o jej zakończeniu (art. 106ne ust. 1). Dopiero ten pierwszy komunikat otwiera tryb z art. 106nf, w którym wystawiasz faktury elektroniczne według wzoru i masz „7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur” na przesłanie ich do systemu.

Dwa szczegóły warte zapamiętania:

• Jeżeli w trakcie tych siedmiu dni pojawi się komunikat o kolejnej awarii, termin liczysz od dnia zakończenia tej kolejnej awarii. Nie przepada, tylko startuje od nowa.
• Bez komunikatu nie ma trybu awaryjnego. Sam fakt, że Twój program nie łączy się z KSeF, nie uruchamia siedmiodniowego terminu. Prawnie jesteś wtedy w offline24.

Dlatego pierwszą czynnością po nieudanej wysyłce nie jest ponawianie w kółko, tylko sprawdzenie, czy komunikat istnieje. Od tego zależy, czy masz jeden dzień, czy tydzień.

Awaria całkowita: papier i koniec

Jest jeszcze przypadek skrajny: awaria na tyle rozległa, że Ministerstwo nie jest w stanie opublikować komunikatu w BIP. Wtedy „minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii” (art. 106ne ust. 3), a Ty stosujesz art. 106ng: „w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne”.

To jedyny tryb, w którym nie musisz trzymać się wzoru FA. Zwykły PDF albo papier wystarczą. Co ważniejsze, jak podaje biznes.gov.pl: „Takich faktur nie wysyłasz do KSeF po ustaniu awarii, ani nie oznaczasz ich kodami”. Żadnego nadrabiania, żadnych kodów QR, żadnego terminu. Ten tryb zdarza się najrzadziej i bywa mylony ze zwykłą awarią, która działa dokładnie odwrotnie.

Data wystawienia a data przesłania: tu ludzie mylą się najczęściej

W trybie online te dwie daty to jedno i to samo: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Dopóki nie wyślesz, faktura formalnie nie istnieje. Zobacz czym jest UPO, bo to ono niesie znacznik czasu tego zdarzenia.

W trybie offline ta zależność się rozjeżdża i to jest sedno całej sprawy. Za datę wystawienia „uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika” (art. 106nda ust. 10), czyli tę, którą sam wpisujesz na fakturze. Tak samo przy niedostępności i przy awarii: datą wystawienia jest data widniejąca na dokumencie.

Wynikają z tego trzy rzeczy:

1. Spóźniona wysyłka nie przesuwa daty wystawienia. Faktura z 3 sierpnia wysłana 6 sierpnia dalej jest fakturą z 3 sierpnia, ze wszystkimi konsekwencjami dla obowiązku podatkowego i okresu rozliczeniowego. Naruszasz termin przesłania, a nie datę dokumentu.
2. Numer KSeF pojawia się później niż faktura. Nabywca dostaje dokument bez numeru, a numer zostaje nadany dopiero po przesłaniu. Egzemplarz, który już poszedł, nie przestaje być ważny.
3. W trybie online awaria nie tworzy zaległości. Skoro faktura jest wystawiona dopiero w chwili przesłania, to gdy KSeF milczy, nie masz przeterminowanej faktury, tylko fakturę jeszcze niewystawioną. Zegar, który wtedy tyka, to ogólny termin z art. 106i ust. 1: do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy lub usługi. Dopiero decyzja o wystawieniu offline uruchamia krótki termin z art. 106nda.

Co musi być na egzemplarzu dla nabywcy

Faktura wystawiona offline, offline24 albo w czasie ogłoszonej niedostępności lub awarii i przekazana nabywcy poza systemem musi mieć dwa kody QR: KOD I z oznaczeniem „OFFLINE” i KOD II z oznaczeniem „CERTYFIKAT”. Wynika to z art. 106nda ust. 6, a KOD II wymaga certyfikatu, który pobierasz z KSeF (art. 106nda ust. 7) i który potwierdza tożsamość wystawcy.

Mechanikę obu kodów, ich zawartość i sposób liczenia opisaliśmy osobno, w kodach QR na fakturze KSeF. Na wypadek awarii liczy się z tego jedno: certyfikat trzeba mieć zawczasu. W środku awarii nie pobierzesz go z systemu, który nie działa, więc jeśli planujesz kiedykolwiek wystawiać offline, załatw certyfikat, kiedy KSeF chodzi normalnie. Czym różni się certyfikat od tokenu, wyjaśniamy w tokenie czy certyfikacie. Jedyny wyjątek to awaria całkowita: tam kodów nie nanosisz w ogóle.

Jak sprawdzić, czy KSeF naprawdę nie działa

Uczciwa odpowiedź: Ministerstwo Finansów nie prowadzi strony ze statusem na żywo. Nie ma zielonej kropki, którą można odświeżyć. Są za to dwa oficjalne kanały i tylko one mają skutek prawny:

• Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Tam trafiają komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii oraz informacje o okresach niedostępności. Tylko komunikat z BIP otwiera tryb z art. 106nf albo art. 106nh.
• Komunikaty techniczne na ksef.podatki.gov.pl. Archiwum ogłoszeń o pracach serwisowych, limitach API i zmianach w środowiskach. Przykład z tego roku: komunikaty z 5 i 11 maja 2026 r. o przerwie technicznej, utrudnieniach i przywróceniu dostępu do usług Profilu Zaufanego. Żeby odciąć Cię od KSeF, wcale nie musi paść sam KSeF. Wystarczy, że przestanie działać sposób uwierzytelnienia.

Poza tym istnieją niezależne monitory dostępności prowadzone przez firmy trzecie. Bywają szybsze niż BIP i nadają się do wstępnej diagnozy, ale nie są dowodem. Zrzut ekranu z serwisu monitorującego nie da Ci prawa do siedmiodniowego terminu. Podstawą jest komunikat MF.

Praktyczna kolejność, gdy wysyłka się nie udaje: sprawdź BIP i komunikaty techniczne, sprawdź, czy problem nie jest po Twojej stronie (uwierzytelnienie, certyfikat, sieć), a jeśli komunikatu nie ma, przyjmij, że jesteś w offline24, i pilnuj krótszego terminu. Lepiej wysłać za wcześnie niż policzyć sobie tydzień, którego nie masz.

Co dzieje się z Twoją kolejką w KSeF Kit

Opisujemy tylko to, co naprawdę robi nasz kod.

KSeF Kit składa faktury wyłącznie online. Nie wystawiamy faktur w trybie offline ani offline24 i nie generujemy KOD II. Jeśli chcesz korzystać z offline24, potrzebujesz narzędzia, które wystawi fakturę poza systemem i naniesie oba kody. U nas faktura ze Stripe czeka, aż KSeF ją przyjmie.

Co się dzieje, gdy KSeF nie odpowiada:

• Nic nie ginie i nic nie wychodzi dwa razy. Każda próba wysyłki to osobny rekord w bazie, więc historia jest audytowalna, a podwójne złożenie niemożliwe.
• Błędy przejściowe ponawiamy automatycznie. Gdy KSeF odpowie błędem serwera albo przekroczeniem limitu zapytań, zadanie wysyłkowe ponawia próbę pięć razy, z rosnącym odstępem.
• Fakturę już wysłaną odpytujemy dalej. Jeśli dokument zdążył trafić do KSeF, a padło dopiero sprawdzanie statusu, nie wysyłamy go ponownie. Osobne zadanie co kilka minut dopytuje o wynik, aż go pozna.
• Faktura, która nie zdążyła wyjść, zostaje w kolejce. Widzisz ją jako „W kolejce”, a cykliczne zadanie wraca do zaległych pozycji i próbuje jeszcze raz, kiedy system wróci.
• Wysyłka przerwana w połowie trafia do ręcznej decyzji. Jeśli po godzinie nadal nie wiemy, czy faktura dotarła do KSeF, oznaczamy ją jako wstrzymaną i prosimy, żebyś przed ponownym złożeniem sprawdził w KSeF, czy już tam jest. To celowe: automatyczne ponowienie grozi duplikatem.
• Nie pokazujemy banera „KSeF nie działa”. Nie mamy własnego monitoringu dostępności KSeF, więc nie udajemy, że mamy. Status widzisz na poziomie pojedynczej faktury.

Jak wygląda cały przepływ ze Stripe do KSeF, opisaliśmy w integracji Stripe z KSeF.

Kary: stan na dziś

Obowiązek KSeF działa od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, o czym więcej w obowiązkowym KSeF od 2026. Sankcje za naruszenia mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów sygnalizowało możliwość wydłużenia okresu bez kar, ale na 20 sierpnia 2026 r. nie ogłosiło decyzji. Traktuj więc tę datę jako obowiązującą i nie buduj procesu na założeniu, że zostanie przesunięta.

Procedura w pięciu krokach

1. Sprawdź komunikat. BIP Ministerstwa Finansów i komunikaty techniczne na ksef.podatki.gov.pl. To one rozstrzygają, w którym trybie jesteś.
2. Wystaw fakturę poza systemem. Wzór FA i dwa kody QR, chyba że ogłoszono awarię całkowitą. Wtedy papier albo PDF.
3. Wpisz datę wystawienia na dokumencie. To ona jest datą wystawienia, nie data późniejszej wysyłki.
4. Przekaż fakturę nabywcy uzgodnionym kanałem, skoro KSeF nie może jej dostarczyć.
5. Wyślij do KSeF w terminie. Następny dzień roboczy przy offline24, następny dzień roboczy po zakończeniu okresu niedostępności, 7 dni roboczych po zakończeniu ogłoszonej awarii. Po przyjęciu odbierz numer KSeF i UPO.

A jeśli masz z tego wszystkiego zapamiętać jedno zdanie: bez komunikatu Ministerstwa Finansów masz jeden dzień roboczy, nie tydzień.