KSeF obowiązkowy w 2026 — terminy, progi i kto
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych). Najmniejsi sprzedawcy — o sprzedaży ≤ 10 000 zł miesięcznie — są objęci obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest już obowiązkowy. Faktura B2B wystawiona poza systemem nie jest fakturą w rozumieniu przepisów — musi powstać jako faktura ustrukturyzowana w formacie FA(3) i zostać złożona do KSeF, który nadaje jej unikalny numer i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Podstawą jest ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203), podpisana 27 sierpnia 2025 r. Ten przewodnik porządkuje, kogo i kiedy obejmuje obowiązek oraz jak się dostosować.
Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?
Faktury w KSeF trzeba wystawiać od 1 lutego 2026 r. (firmy o sprzedaży > 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Najmniejsi (≤ 10 000 zł/mies.) — od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek wszedł etapami, według wielkości sprzedaży. Oba pierwsze terminy już minęły — KSeF obowiązuje:
- 1 lutego 2026 r. — podatnicy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. — wszyscy pozostali podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni.
- 1 stycznia 2027 r. — najmniejsi sprzedawcy, u których łączna miesięczna sprzedaż (z podatkiem) jest ≤ 10 000 zł. Do tego czasu mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe (art. 145m).
Jeśli nie należysz do najmniejszej grupy z odroczeniem do 2027 r., obowiązek już Cię dotyczy.
Dokładne daty i progi potwierdzaj w aktualnym komunikacie Ministerstwa Finansów na gov.pl, a ten artykuł aktualizujemy wraz ze zmianami.
Co to znaczy „faktura ustrukturyzowana"
To faktura w ściśle określonym formacie XML — FA(3) — zamiast PDF czy papieru. Nie wystawiasz jej „ręcznie": Twój system księgowy lub narzędzie do fakturowania buduje XML, podpisuje sesję i wysyła dokument do KSeF. W odpowiedzi dostajesz numer KSeF i UPO — dowód, że faktura trafiła do systemu.
Kogo obowiązek dotyczy
- Sprzedaż B2B w Polsce przez podatnika VAT z siedzibą w PL — objęta obowiązkiem.
- Eksport usług i towarów oraz WDT do firm — również trafia do KSeF, także przy stawce 0% (szerzej w artykule o fakturze eksportowej).
- Sprzedaż B2C (konsument) — dobrowolna, poza obowiązkiem ustrukturyzowanym.
- Poza obowiązkiem pozostają m.in. procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. KSeF nie obejmuje więc „każdej faktury".
Jak się przygotować — lista kroków
- Ustal swój termin — jeśli miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł, obowiązek już Cię dotyczy; mniejsi mają czas do 1 stycznia 2027 r.
- Połącz się ze środowiskiem TEST — KSeF 2.0 udostępnia środowisko testowe z fikcyjną autoryzacją; możesz złożyć próbną fakturę bez żadnego ryzyka.
- Zautomatyzuj wystawianie — jeśli sprzedajesz przez Stripe, faktury mogą trafiać do KSeF automatycznie po sfinalizowaniu w Stripe (zobacz integrację Stripe + KSeF).
- Przećwicz korektę (KOR) — korekty też idą przez KSeF.
- Przejdź na PROD świadomie — dopiero gdy proces działa na TEST.
Najczęstsze nieporozumienia
- „KSeF to kolejny PDF" — nie, to ustrukturyzowany XML z urzędowym numerem.
- „Wystarczy wysłać mailem" — faktura B2B poza KSeF nie istnieje już prawnie.
- „Zdążę w ostatnim tygodniu" — autoryzacja, tokeny i testy zajmują czas; rób to wcześniej.
Zacznij od darmowego testu
KSeF Kit pozwala złożyć pierwszą fakturę testową bez karty i bez zobowiązań — wprost z Twoich faktur w Stripe. Sprawdź, jak działa składanie albo uruchom system u siebie.