Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

KSeF jest już obowiązkowy. Od 1 lutego 2026 r. obejmuje podatników, których sprzedaż (z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych podatników VAT, czynnych i zwolnionych.

Czy małe firmy też muszą korzystać z KSeF?

Tak. Małe firmy i jednoosobowe działalności są objęte obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Wyjątkiem są najmniejsi sprzedawcy, u których miesięczna sprzedaż z podatkiem nie przekracza 10 000 zł. Dla nich pełny obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027 r.

Co grozi za niewystawienie faktury w KSeF?

Faktura B2B wystawiona poza KSeF nie jest fakturą w rozumieniu przepisów. Za naruszenia przewidziano sankcje finansowe, dlatego wdrożenie przećwicz najpierw w środowisku TEST.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF?

Obowiązek obejmuje sprzedaż B2B w Polsce prowadzoną przez podatnika VAT z siedzibą w kraju, a także eksport towarów i usług oraz WDT do firm, również przy stawce 0%. Sprzedaż B2C pozostaje dobrowolna, a poza obowiązkiem są m.in. procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

KSeF obowiązkowy w 2026: terminy, progi i kto

KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych). Najmniejsi sprzedawcy, o sprzedaży ≤ 10 000 zł miesięcznie, są objęci obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest już obowiązkowy. Faktura B2B wystawiona poza systemem nie jest fakturą w rozumieniu przepisów. Musi powstać jako faktura ustrukturyzowana w formacie FA(3) i zostać złożona do KSeF, który nadaje jej unikalny numer i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Podstawą jest ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203), podpisana 27 sierpnia 2025 r. Ten przewodnik porządkuje, kogo i kiedy obejmuje obowiązek oraz jak się dostosować.

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Faktury w KSeF trzeba wystawiać od 1 lutego 2026 r. (firmy o sprzedaży > 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Najmniejsi (≤ 10 000 zł/mies.) dopiero od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek wchodził etapami, według wielkości sprzedaży, a oba pierwsze terminy już minęły:

1 lutego 2026 r.: podatnicy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r.: wszyscy pozostali podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni.
1 stycznia 2027 r.: najmniejsi sprzedawcy, u których łączna miesięczna sprzedaż (z podatkiem) jest ≤ 10 000 zł. Do tego czasu mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe (art. 145m).

Jeśli nie należysz do najmniejszej grupy z odroczeniem do 2027 r., obowiązek już Cię dotyczy.

Dokładne daty i progi potwierdzaj w aktualnym komunikacie Ministerstwa Finansów na gov.pl, a ten artykuł aktualizujemy wraz ze zmianami.

Co to znaczy „faktura ustrukturyzowana”

To faktura w ściśle określonym formacie XML, czyli FA(3), zamiast PDF czy papieru. Nie wystawiasz jej „ręcznie”: Twój system księgowy lub narzędzie do fakturowania buduje XML, podpisuje sesję i składa dokument do KSeF. W odpowiedzi dostajesz numer KSeF i UPO, czyli dowód, że faktura trafiła do systemu.

Kogo obowiązek dotyczy

Sprzedaż B2B w Polsce przez podatnika VAT z siedzibą w PL: objęta obowiązkiem.
Eksport usług i towarów oraz WDT do firm: również trafia do KSeF, także przy stawce 0% (szerzej w artykule o fakturze eksportowej).
Sprzedaż B2C (konsument): dobrowolna, poza obowiązkiem ustrukturyzowanym.
Poza obowiązkiem pozostają m.in. procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. KSeF nie obejmuje więc „każdej faktury”.

Jak się przygotować

Ustal swój termin. Jeśli miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł, obowiązek już Cię dotyczy; mniejsi mają czas do 1 stycznia 2027 r.
Połącz się ze środowiskiem TEST. KSeF 2.0 udostępnia środowisko testowe z fikcyjną autoryzacją, więc złożysz próbną fakturę bez żadnego ryzyka.
Zautomatyzuj wystawianie. Jeśli sprzedajesz przez Stripe, faktury mogą trafiać do KSeF automatycznie po sfinalizowaniu w Stripe (zobacz integrację Stripe + KSeF).
Przećwicz korektę (KOR). Korekty też idą przez KSeF.
Przejdź na PROD świadomie, dopiero gdy wystawianie działa na TEST.

Najczęstsze nieporozumienia

„KSeF to kolejny PDF”: nie, to ustrukturyzowany XML z urzędowym numerem.
„Wystarczy wysłać mailem”: faktura B2B poza KSeF nie istnieje już prawnie.
„Zdążę w ostatnim tygodniu”: autoryzacja, tokeny i testy zajmują czas, rób to wcześniej.

Zacznij od darmowego testu

W KSeF Kit złożysz pierwszą fakturę testową bez karty i bez zobowiązań, wprost z faktur w Stripe. Sprawdź, jak działa składanie albo uruchom system u siebie.