Czy faktura dla firmy z zagranicy trafia do KSeF?

Tak, jeśli wystawcą jest polski podatnik VAT z siedzibą w Polsce. Obowiązek obejmuje sprzedaż B2B: eksport towarów, WDT i eksport usług, także ze stawką 0%. Wyjątki to m.in. sprzedaż B2C, procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby w PL.

Jaki numer identyfikacyjny podaję dla kontrahenta z UE?

Numer VAT nabywcy z przedrostkiem jego kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsty błąd przy fakturach wewnątrzwspólnotowych.

Czy nabywca zagraniczny dostaje fakturę z KSeF?

Kontrahent spoza Polski zwykle nie ma dostępu do KSeF, dlatego oprócz złożenia faktury do systemu przekazujesz mu wizualizację z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF.

Faktura eksportowa i sprzedaż B2B za granicę a KSeF

Q: W jakiej walucie wystawiam fakturę eksportową w KSeF?

Netto i brutto możesz pozostawić w walucie obcej, ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych, po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Tak, eksport trafia do KSeF, gdy wystawcą jest polski podatnik VAT z siedzibą w Polsce; o obowiązku decyduje wystawca, nie nabywca. Eksport towarów, WDT i eksport usług B2B (art. 28b) są objęte, także ze stawką 0%. Wyłączone są: sprzedaż B2C za granicę, procedury OSS/IOSS oraz podmioty bez siedziby w PL.

Czy eksport idzie do KSeF?

Tak. O obowiązku decyduje wystawca (polski podatnik VAT z siedzibą w PL), a nie nabywca. Objęte są:

Eksport usług do firm (np. SaaS, usługi cyfrowe dla zagranicznego B2B).
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) w ramach UE.
Eksport towarów poza UE, również ze stawką 0% VAT.

Co jest wyłączone z KSeF

Sprzedaż B2C (faktury dla konsumentów): dobrowolna, nieobjęta obowiązkiem.
Procedury OSS i IOSS: poza KSeF.
Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie mają obowiązku korzystania z KSeF.
Samofakturowanie przez zagranicznego nabywcę, który nie podaje polskiego NIP-u (tak domyślnie działa Stripe Managed Payments): poza KSeF. Dobrowolnie złożyć taką fakturę można tylko przy WDT, gdy nabywca podaje numer VAT-UE (§ 2 pkt 5 i § 3 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1740).

Numer identyfikacyjny kontrahenta z UE

Dla nabywcy z innego kraju UE podajesz jego numer VAT z przedrostkiem kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsta pomyłka przy fakturach wewnątrzwspólnotowych, która prowadzi do odrzucenia lub błędnego rozliczenia.

Waluta obca a złote

Fakturę możesz wystawić np. w EUR czy USD, a netto i brutto mogą zostać w walucie obcej. Ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych, po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Szczegóły: kursy walut NBP na fakturze.

Jak kontrahent zagraniczny zobaczy fakturę

Firma spoza Polski zwykle nie korzysta z KSeF. Dlatego:

Składasz fakturę do KSeF i odbierasz numer KSeF oraz UPO.
Przekazujesz nabywcy wizualizację faktury z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF i który pozwala zweryfikować dokument. Zobacz kod QR w KSeF.

Typowe pułapki

Założenie, że eksport jest „poza KSeF”: najdroższy błąd. Faktura objęta obowiązkiem, a wystawiona poza systemem, nie istnieje prawnie.
Wpisanie polskiego NIP-u nabywcy z UE zamiast jego numeru VAT z przedrostkiem kraju.
Brak przeliczenia VAT na PLN: netto i brutto mogą zostać w EUR, ale kwota VAT musi być w złotych.
Brak wizualizacji z kodem QR: kontrahent zagraniczny potrzebuje czytelnego dokumentu poza systemem.

Sprzedajesz globalnie przez Stripe?

Jeśli obsługujesz klientów zagranicznych przez Stripe, KSeF Kit rozpoznaje typ transakcji i składa poprawną fakturę ustrukturyzowaną, z przeliczeniem VAT na złote. Wylicza też link weryfikacyjny KOD I, który nanosisz na wizualizację dla nabywcy. Samej wizualizacji nie generujemy. Zobacz integrację Stripe + KSeF.