Czy faktura dla firmy z zagranicy trafia do KSeF?

Eksport B2B realizowany przez polskiego podatnika VAT z siedzibą w Polsce — w tym eksport towarów, WDT i eksport usług, także ze stawką 0% — jest objęty KSeF. Wyjątki to m.in. sprzedaż B2C, procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby w PL.

Jaki numer identyfikacyjny podaję dla kontrahenta z UE?

Numer VAT nabywcy z przedrostkiem jego kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsty błąd przy fakturach wewnątrzwspólnotowych.

Czy nabywca zagraniczny dostaje fakturę z KSeF?

Kontrahent spoza Polski zwykle nie ma dostępu do KSeF, dlatego oprócz wysłania faktury do systemu przekazujesz mu wizualizację z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF.

Faktura eksportowa i sprzedaż B2B za granicę a KSeF

Q: W jakiej walucie wystawiam fakturę eksportową w KSeF?

Netto i brutto możesz pozostawić w walucie obcej, ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych — po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

TAK — eksport trafia do KSeF, gdy wystawcą jest polski podatnik VAT z siedzibą w Polsce; o obowiązku decyduje wystawca, nie nabywca. Eksport towarów, WDT i eksport usług B2B (art. 28b) są objęte, także ze stawką 0%. Wyłączone są: sprzedaż B2C za granicę, procedury OSS/IOSS oraz podmioty bez siedziby w PL.

Najczęstszy mit o KSeF brzmi: „eksport mnie nie dotyczy". Nieprawda. Sprzedaż B2B realizowana przez polskiego podatnika VAT z siedzibą w Polsce trafia do KSeF jako faktura ustrukturyzowana — także gdy nabywcą jest firma zagraniczna. Pominięcie tego to typowy błąd przy wdrożeniu.

Ale uwaga: to nie znaczy, że każda faktura musi trafić do KSeF. System ma jasno określone wyłączenia — poniżej rozdzielamy, co jest objęte, a co nie.

Czy eksport idzie do KSeF?

Tak — o obowiązku decyduje wystawca (polski podatnik VAT z siedzibą w PL), a nie nabywca. Objęte są:

Eksport usług do firm (np. SaaS, usługi cyfrowe dla zagranicznego B2B) — tak.
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) w ramach UE — tak.
Eksport towarów poza UE — tak, również ze stawką 0% VAT.

We wszystkich tych przypadkach faktura jest ustrukturyzowana, jeśli wystawiasz ją jako polski podatnik VAT z siedzibą w kraju.

Co jest wyłączone z KSeF

Sprzedaż B2C (faktury dla konsumentów) — dobrowolna, nieobjęta obowiązkiem.
Procedury OSS i IOSS — poza KSeF.
Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce — nie mają obowiązku korzystania z KSeF.
Samofakturowanie przez kontrahenta zagranicznego — poza systemem.

Zawsze rozróżniaj B2B vs B2C i status VAT oraz siedzibę nabywcy — to one decydują, czy dokument idzie do KSeF.

Numer identyfikacyjny kontrahenta z UE

Dla nabywcy z innego kraju UE podajesz jego numer VAT z przedrostkiem kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsta pomyłka przy fakturach wewnątrzwspólnotowych, która prowadzi do odrzucenia lub błędnego rozliczenia.

Waluta obca a złote

Fakturę możesz wystawić np. w EUR czy USD — netto i brutto mogą zostać w walucie obcej. Ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych, po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Szczegóły: kursy walut NBP na fakturze.

Jak kontrahent zagraniczny zobaczy fakturę

Firma spoza Polski zwykle nie korzysta z KSeF. Dlatego:

Wysyłasz fakturę do KSeF (numer KSeF + UPO).
Przekazujesz nabywcy wizualizację faktury z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF i który pozwala zweryfikować dokument. Zobacz kod QR w KSeF.

Typowe pułapki

Założenie, że eksport jest „poza KSeF" — najdroższy błąd; faktura objęta obowiązkiem, a wystawiona poza systemem, nie istnieje prawnie.
Wpisanie polskiego NIP-u nabywcy z UE — zamiast jego numeru VAT z przedrostkiem kraju.
Brak przeliczenia VAT na PLN — netto i brutto mogą zostać w EUR, ale kwota VAT musi być w złotych.
Brak wizualizacji z kodem QR — kontrahent zagraniczny potrzebuje czytelnego dokumentu poza systemem.

Sprzedajesz globalnie przez Stripe?

Jeśli obsługujesz klientów zagranicznych przez Stripe, KSeF Kit rozpoznaje typ transakcji i wysyła poprawną fakturę ustrukturyzowaną — z przeliczeniem VAT na złote i kodem QR (KOD I) na wizualizacji dla nabywcy. Zobacz integrację Stripe + KSeF.