Czy faktura dla firmy z zagranicy trafia do KSeF?

Eksport B2B realizowany przez polskiego podatnika VAT z siedzibą w Polsce jest objęty KSeF: dotyczy to eksportu towarów, WDT i eksportu usług, także ze stawką 0%. Wyjątki to m.in. sprzedaż B2C, procedury OSS/IOSS oraz podmioty zagraniczne bez siedziby w PL.

Jaki numer identyfikacyjny podaję dla kontrahenta z UE?

Numer VAT nabywcy z przedrostkiem jego kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsty błąd przy fakturach wewnątrzwspólnotowych.

Czy nabywca zagraniczny dostaje fakturę z KSeF?

Kontrahent spoza Polski zwykle nie ma dostępu do KSeF, dlatego oprócz złożenia faktury do systemu przekazujesz mu wizualizację z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF.

Faktura eksportowa i sprzedaż B2B za granicę a KSeF

Q: W jakiej walucie wystawiam fakturę eksportową w KSeF?

Netto i brutto możesz pozostawić w walucie obcej, ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych, po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Tak, eksport trafia do KSeF, gdy wystawcą jest polski podatnik VAT z siedzibą w Polsce; o obowiązku decyduje wystawca, nie nabywca. Eksport towarów, WDT i eksport usług B2B (art. 28b) są objęte, także ze stawką 0%. Wyłączone są: sprzedaż B2C za granicę, procedury OSS/IOSS oraz podmioty bez siedziby w PL.

Najczęstszy mit o KSeF brzmi: „eksport mnie nie dotyczy”. Nieprawda. Sprzedaż B2B realizowana przez polskiego podatnika VAT z siedzibą w Polsce trafia do KSeF jako faktura ustrukturyzowana, także gdy nabywcą jest firma zagraniczna. Pominięcie tego to typowy błąd przy wdrożeniu.

To jednak nie znaczy, że każda faktura musi trafić do KSeF. System ma jasno określone wyłączenia. Poniżej rozdzielamy, co jest objęte, a co nie.

Czy eksport idzie do KSeF?

Tak. O obowiązku decyduje wystawca (polski podatnik VAT z siedzibą w PL), a nie nabywca. Objęte są:

Eksport usług do firm (np. SaaS, usługi cyfrowe dla zagranicznego B2B).
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) w ramach UE.
Eksport towarów poza UE, również ze stawką 0% VAT.

We wszystkich tych przypadkach faktura jest ustrukturyzowana, jeśli wystawiasz ją jako polski podatnik VAT z siedzibą w kraju.

Co jest wyłączone z KSeF

Sprzedaż B2C (faktury dla konsumentów): dobrowolna, nieobjęta obowiązkiem.
Procedury OSS i IOSS: poza KSeF.
Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie mają obowiązku korzystania z KSeF.
Samofakturowanie przez kontrahenta zagranicznego: poza systemem.

Zawsze rozróżniaj B2B vs B2C oraz status VAT i siedzibę nabywcy, bo to one decydują, czy dokument idzie do KSeF.

Numer identyfikacyjny kontrahenta z UE

Dla nabywcy z innego kraju UE podajesz jego numer VAT z przedrostkiem kraju (np. DE, FR), nigdy polski NIP. To częsta pomyłka przy fakturach wewnątrzwspólnotowych, która prowadzi do odrzucenia lub błędnego rozliczenia.

Waluta obca a złote

Fakturę możesz wystawić np. w EUR czy USD, a netto i brutto mogą zostać w walucie obcej. Ale kwotę VAT zawsze wykazujesz w złotych, po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Szczegóły: kursy walut NBP na fakturze.

Jak kontrahent zagraniczny zobaczy fakturę

Firma spoza Polski zwykle nie korzysta z KSeF. Dlatego:

Składasz fakturę do KSeF i odbierasz numer KSeF oraz UPO.
Przekazujesz nabywcy wizualizację faktury z kodem QR (KOD I), pod którym znajduje się numer KSeF i który pozwala zweryfikować dokument. Zobacz kod QR w KSeF.

Typowe pułapki

Założenie, że eksport jest „poza KSeF”: najdroższy błąd. Faktura objęta obowiązkiem, a wystawiona poza systemem, nie istnieje prawnie.
Wpisanie polskiego NIP-u nabywcy z UE zamiast jego numeru VAT z przedrostkiem kraju.
Brak przeliczenia VAT na PLN: netto i brutto mogą zostać w EUR, ale kwota VAT musi być w złotych.
Brak wizualizacji z kodem QR: kontrahent zagraniczny potrzebuje czytelnego dokumentu poza systemem.

Sprzedajesz globalnie przez Stripe?

Jeśli obsługujesz klientów zagranicznych przez Stripe, KSeF Kit rozpoznaje typ transakcji i składa poprawną fakturę ustrukturyzowaną, z przeliczeniem VAT na złote. Wylicza też link weryfikacyjny KOD I, który nanosisz na wizualizację dla nabywcy: samej wizualizacji nie generujemy. Zobacz integrację Stripe + KSeF.