Jak działa składanie

Faktura ze Stripe może trafić do KSeF bez Twojego udziału.

Kto jest nabywcą? To pierwsza rzecz, którą rozstrzygamy. Sam identyfikator podatkowy nie wystarcza. Łączymy kraj z adresu nabywcy, rodzaj identyfikatora podatkowego oraz kwoty netto i VAT. Dopiero ten zestaw danych pozwala zakwalifikować dokument do jednego z opisanych niżej scenariuszy. Jeśli reguła nie daje jednoznacznego wyniku, nie zgadujemy i nie wysyłamy dokumentu do KSeF.

Pipeline

invoice.finalized: Stripe wysyła webhook po sfinalizowaniu faktury. Rozpoznajemy konto po połączonym koncie Stripe i zapisujemy fakturę jako niezmienny dokument źródłowy.
FA(3): mapujemy fakturę Stripe na ustrukturyzowaną fakturę FA(3) (schemat KSeF). Stripe nie ma wszystkiego: adres sprzedawcy bierzemy z profilu firmy, NIP nabywcy z customer_tax_ids, adres nabywcy z jego adresu rozliczeniowego, a kwoty rozbijamy na pozycje VAT. Przenosimy szczegóły pozycji, nie tylko sumy według stawek: każda linia ze Stripe staje się pozycją FA(3) ze swoją nazwą (z opisu linii), ilością, ceną jednostkową netto, kwotą netto i stawką VAT. Gdy faktura ma więcej pozycji, niż Stripe mieści w jednym zdarzeniu, dopytujemy Stripe o pełną listę; koszt wysyłki dostaje osobną pozycję („Koszt dostawy”).
Sesja online KSeF: otwieramy sesję, szyfrujemy fakturę, wysyłamy i odpytujemy o status.
UPO: po przyjęciu KSeF zwraca numer KSeF i podpisane UPO (urzędowe poświadczenie odbioru). To jest dowód prawny złożenia.
Zapis zwrotny do Stripe: numer KSeF zapisujemy z powrotem w metadata faktury (pod kluczem ksef_number, a dla eksportu też ksef_verification_url). Stripe blokuje wszystkie pola widoczne dla nabywcy (footer, description, custom_fields) po finalizacji faktury, a numer KSeF powstaje dopiero po złożeniu sfinalizowanej faktury. Dlatego numer nie może pojawić się na PDF ani stronie Stripe. Numer i UPO znajdziesz w panelu; krajowy nabywca B2B otrzymuje fakturę bezpośrednio przez KSeF.

Faktury sprzed instalacji

Wysyłamy tylko faktury sfinalizowane po podłączeniu konta Stripe. Faktura sfinalizowana wcześniej nie dotarła do nas jako invoice.finalized, więc jej nie znamy i nie wyślemy jej ani teraz, ani później. Złóż ją w KSeF sam, na przykład w aplikacji podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl). Duplikatu nie będzie. Notę kredytową do takiej faktury też złóż ręcznie jako korektę: musi się odwołać do numeru KSeF oryginału, a my go nie znamy.

Jak działają reguły automatyczne

Reguły są z góry określone. Klasyfikacja korzysta z danych konkretnego dokumentu, ustawień Twojego konta oraz, w przypadku korekty, z powiązanej faktury pierwotnej. Przeliczenie waluty korzysta z publicznego kursu NBP, a status po wysyłce z odpowiedzi KSeF. Nie używamy modelu AI, oceny prawdopodobieństwa, danych innych klientów ani historii zachowania nabywcy. Aplikacja nie uzupełnia brakujących danych własnymi domysłami. Wynik każdej reguły to wysyłka, wstrzymanie przed wysyłką albo pozostawienie dokumentu poza KSeF.

Co sprawdzamy	Reguła	Co robi aplikacja
Zdarzenie ze Stripe	Sfinalizowana faktura uruchamia `invoice.finalized`. Nota kredytowa uruchamia `credit_note.created` i może zostać przetworzona dopiero po zapisaniu faktury pierwotnej.	Zapisujemy niezmienny dokument źródłowy i dodajemy go do kolejki.
Kwota do zapłaty	Suma faktury musi być większa od zera. Liczy się tylko suma: faktura opłacona z salda klienta ma sumę dodatnią i trafia do KSeF normalnie.	Fakturę z sumą zerową albo ujemną wstrzymujemy, zanim sprawdzimy gotowość konta, tak samo w środowisku testowym i produkcyjnym. Taka faktura nie wlicza się do limitu. Gdy żadna pozycja nie ma kwoty (okres próbny, okres bez zużycia), nie musisz nic robić. Gdy pozycje mają kwoty (rabat 100%, zmiana planu), decyzja należy do Ciebie i Twojej księgowej.
Gotowość konta	Sprawdzamy limit planu, kompletność profilu firmy i aktywne dane dostępowe do wybranego środowiska KSeF.	Jeśli któryś warunek nie jest spełniony, dokument zostaje wstrzymany przed kontaktem z KSeF.
Polska firma	Kraj nabywcy to `PL`, identyfikator to polski NIP albo numer VAT UE zaczynający się od `PL` i zawierający 10 cyfr, a faktura ma jedną obsługiwaną stawkę VAT: 23%, 8% albo 5%.	Tworzymy krajową fakturę B2B z NIP-em nabywcy i kwotami netto oraz VAT. Stawka 0%, zwolnienie, kilka stawek albo NIP nabywcy równy NIP-owi sprzedawcy powodują wstrzymanie.
Firma z innego kraju UE	Kraj nabywcy należy do UE, ale nie jest Polską, a identyfikator ma typ VAT UE.	Klasyfikujemy sprzedaż jako B2B z odwrotnym obciążeniem i mapujemy kwotę netto do odpowiednich pól FA(3).
Firma spoza UE	Kraj nabywcy nie należy do UE, nabywca ma zagraniczny identyfikator podatkowy, a polski VAT wynosi zero.	Klasyfikujemy sprzedaż jako eksport usług i mapujemy kwotę netto jako niepodlegającą VAT w Polsce. Jeśli Stripe wykazuje VAT, wstrzymujemy dokument.
Brak pasującej klasyfikacji	Brakuje właściwego identyfikatora firmowego dla kraju nabywcy albo dane wskazują na konsumenta.	Nie wysyłamy dokumentu do KSeF. Oznaczamy go jako sprzedaż poza zakresem tej integracji, w tym jako sprzedaż konsumencką w UE rozliczaną poza KSeF.
Kompletność dokumentu	Zidentyfikowany nabywca musi mieć adres. Lista pozycji musi być kompletna, a suma pozycji i kosztu dostawy musi zgadzać się z kwotą netto faktury.	Brak adresu, niepełna lista pozycji lub nierozliczona różnica kwot powodują wstrzymanie. Dokument nie trafia wtedy do KSeF.
Waluta obca	Dla faktury z polskim VAT ustalamy właściwy dzień i pobieramy średni kurs NBP z poprzedniego dnia roboczego.	Zapisujemy w FA(3) kwotę VAT w złotych oraz użyty kurs i datę tabeli NBP.
Korekta	Pobieramy nabywcę i sposób opodatkowania z faktury pierwotnej, a kwoty z noty kredytowej. Faktura pierwotna musi być wcześniej zapisana i przyjęta przez KSeF.	Tworzymy korektę KOR odnoszącą się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Korektę z polskim VAT w walucie obcej obecnie wstrzymujemy.
Poprzednie próby	Sprawdzamy, czy dokument został już przyjęty w tym samym środowisku KSeF albo czy inna próba jest w toku.	Nie wysyłamy drugi raz dokumentu już przyjętego ani równolegle przetwarzanego.
Odpowiedź KSeF	Po wysyłce odpytujemy KSeF o wynik dla zapisanych identyfikatorów sesji i dokumentu.	Przy przyjęciu zapisujemy numer KSeF i UPO, przy odrzuceniu komunikat KSeF. Po błędzie przejściowym przed wysyłką ponawiamy próbę, a przy niepewnym wyniku po wysyłce dalej sprawdzamy tę samą próbę, bez ponownego wysyłania.

Powody wstrzymania i to, co zrobić dalej, znajdziesz w Odrzuceniach i problemach. Zasady dotyczące zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych opisuje również Polityka prywatności.

Co widzisz na ekranie

Status	Co znaczy
W kolejce	Czeka na wysyłkę. Zaraz ją złożymy.
Składanie	Trwa wysyłka do KSeF: sekundy, nie godziny.
Złożona	Przyjęta. Masz numer KSeF i UPO, czyli dowód.
Odrzucona	KSeF nie przyjął. Pokazujemy powód i konkretny następny krok. Faktura czeka i możesz złożyć ponownie.
Wstrzymana	Świadomie nie wysłaliśmy, na przykład z powodu wyczerpanego limitu, niekompletnego profilu, braku danych dostępowych albo danych faktury, których nie możemy jednoznacznie zmapować.

Odrzucona i Wstrzymana to dwie różne rzeczy. Odrzucenie to odpowiedź KSeF: coś w danych lub połączeniu wymaga poprawy. Wstrzymanie to nasza świadoma decyzja, żeby jeszcze nie wysyłać (np. ponad darmowy limit albo przy niekompletnym profilu firmy). Fakturę wstrzymaną przez limit (w aplikacji ma status Zablokowana) wyślemy sami, gdy w limicie zwolni się miejsce, albo od razu po przejściu na wyższy plan. Na wolne miejsce można czekać nawet miesiąc: zobacz Plany i limity.

Ważne. Zidentyfikowany nabywca (z NIP-em, numerem VAT UE lub zagranicznym identyfikatorem podatkowym) musi mieć adres. Jeśli Stripe nie ma adresu tego klienta, wstrzymujemy fakturę, zamiast złożyć niekompletną. Dodaj adres klienta w Stripe, żeby kolejne faktury szły bez przeszkód. Wstrzymana faktura zachowuje stan z chwili finalizacji i ponowne złożenie nie doda adresu, więc złóż ją ręcznie. Aby uniknąć tego całkowicie, wymagaj adresu rozliczeniowego w Stripe od początku: zobacz Połączenie z KSeF. Sposób naprawy opisaliśmy w Odrzuceniach i problemach.

Historia składania

Każda próba wysyłki zostaje w historii faktury i nie nadpisuje poprzednich. Dzięki temu historię da się sprawdzić, a podwójna wysyłka jest niemożliwa.

Scenariusze faktur, które obsługujemy

KSeF to system B2B/B2G: nabywcą jest firma albo podmiot publiczny. To, kim jest nabywca, decyduje o sposobie opodatkowania VAT, a sposób opodatkowania decyduje o tym, które pola FA(3) wypełniamy.

Scenariusz	Nabywca	Traktowanie VAT	Mapowanie FA(3)	Status
Krajowy PL B2B	Polska firma (ma NIP)	23%, 8% albo 5% VAT	`NIP` nabywcy; netto + VAT w pozycji ze stawką (`P_13_1`/`P_14_1` dla 23%)	W pełni wspierany
B2B w UE	Firma w innym kraju UE (nr VAT UE)	Odwrotne obciążenie: VAT rozlicza nabywca	`KodUE` + `NrVatUE` nabywcy; pozycja tylko netto `P_13_9`; znacznik odwrotnego obciążenia `P_18`	Wspierany
Firma spoza UE	Firma poza UE (np. polska JDG fakturująca firmę SaaS z USA)	Eksport usług: niepodlegający VAT w PL (NP), rozliczany przez nabywcę	`KodKraju` + `NrID` nabywcy; pozycja tylko netto `P_13_8`	Wspierany
Konsument B2C	Osoba prywatna (bez NIP)	Poza zakresem KSeF	nie dotyczy	Nie w KSeF

Każdy z powyższych scenariuszy B2B jest zbudowany od początku do końca: mapowanie FA(3), znaczniki i przeliczenie kursem NBP. Zanim włączymy traktowanie VAT dla UE i spoza UE na produkcji, doradca podatkowy potwierdza dokładne znaczniki VAT (P_18, pozycje NP) w jednym przeglądzie. To kontrola poprawności, a nie stopniowe wdrażanie. W trybie testowym złożysz je wszystkie już dziś.

Konsumenci B2C

Sprzedaż osobom prywatnym jest w KSeF dobrowolna i praktycznie poza zakresem tego narzędzia. Dokumentuj ją tak jak dotychczas (np. paragonem albo zwykłą fakturą bez KSeF). Jeśli konsument później poprosi o fakturę ze swoim NIP, to jest faktura B2B i przechodzi przez KSeF normalnie.

Waluta obca

Faktury do UE i eksportowe są zwykle w EUR lub USD. Kwotę w złotych, której potrzebuje KSeF, liczymy po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed momentem powstania obowiązku podatkowego (dla usługi ciągłej jest to koniec okresu rozliczeniowego, a przy fakturze wystawionej z góry data wystawienia). To kurs wymagany prawem (art. 31a), nigdy kurs rozliczeniowy Stripe. Zobacz Waluty i NBP.

To nie jest porada podatkowa. Potwierdź traktowanie VAT swojej konkretnej sprzedaży ze swoją księgową.

Powiadomienia

Piszemy do właściciela konta tylko w trzech sprawach: odrzucenie (trzeba zadziałać), złożenie, które właśnie wyczerpało darmowy limit (jeden e-mail, dokładnie raz), oraz dokument wstrzymany przez limit, czyli taki, który nie trafił jeszcze do KSeF (najwyżej jeden e-mail na 7 dni). Zobacz Plany i limity.

Gdy faktura zostanie odrzucona: Odrzucenia i problemy.